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Familias y chicos

Registrar familias, cargar a los chicos, los adultos autorizados a retirar y el permiso de fotos.

Para: Miembro Coordinador Líder de área Pastor Superadmin

Dónde está: Menú → Niños → Salas e ingreso → pestaña Familias

Si tu iglesia tiene habilitada esta función, cada familia tiene un adulto responsable, sus chicos y, si quiere, otros adultos autorizados a retirarlos.

Cómo llega una familia al sistema

  • Sola, con el QR de la entrada: se registra la primera vez que escanea el QR. Ver Ingreso con QR.
  • La registra el equipo: desde Familias → Familia nueva, o al anotar con Anotar → Registrar una familia nueva.

Qué podés hacer según tu rol

Acción Miembro Coordinador Líder Pastor
Ver y buscar familias Sí Sí Sí Sí
Registrar una familia nueva Sí Sí Sí Sí
Editar los datos de una familia Sí Sí Sí Sí
Borrar una familia con su historial No Sí Sí Sí

Registrar una familia nueva

  1. En Familias, tocá Familia nueva.
  2. Adulto responsable:
    • Nombre y apellido (obligatorio).
    • Teléfono (obligatorio).
    • Email (opcional). Si lo cargan, el comprobante también le llega por email.
  3. Chicos: por cada chico completá:
    • Nombre y apellido (obligatorio, con apellido).
    • Fecha de nacimiento (obligatoria). Con ella se calcula la edad. El máximo es 14 años.
    • Alergias (opcional). Por ejemplo: maní, celiaquía.
    • Algo que el equipo deba saber (opcional). Por ejemplo: usa pañales, le cuesta separarse.
    • Salud y emergencias (opcional). Ver La ficha de salud.
    • ¿Se puede mostrar el rostro en las redes de la iglesia?: Sí, se puede o No, que no se muestre. Es obligatorio responder.
    • Con Agregar otro chico sumás hermanos, hasta 10. Con Quitar sacás uno.
  4. Otros adultos que pueden retirarlos (opcional): abuelos, tíos, la niñera. Por cada uno: Nombre y apellido, Relación y Teléfono. Hasta 10. Se agregan con Agregar adulto autorizado.
  5. Tildá la casilla de aceptación del uso de los datos. Sin ella no se puede guardar.
  6. Tocá Guardar.
Importante

Los adultos autorizados igual necesitan el comprobante para retirar. La lista sirve si el comprobante se pierde: el Líder o el Coordinador entregan "sin comprobante" solo a alguien que figure ahí. Ver Retiro de los chicos.

La ficha de salud

Cada chico tiene un apartado Salud y emergencias, todo opcional: se completa cuando se pueda. Se abre tocándolo y arriba avisa cuántas condiciones tiene marcadas, o Ficha incompleta si falta el CUS, la obra social o el grupo sanguíneo.

  • Condiciones, ordenadas por prioridad. Las primeras (en rojo) son las que pueden ser graves en minutos: Alergia grave (anafilaxia), Epilepsia o convulsiones, Diabetes, Asma o problemas respiratorios, Problema cardíaco y Problemas de coagulación. Después: TEA (espectro autista), TDAH, Trastorno hormonal o endocrino, Discapacidad motriz, auditiva o visual y Celiaquía o dieta especial.
  • Otra condición: si no está en la lista (por ejemplo, hipotiroidismo).
  • Medicación habitual: cuál, dosis y horario.
  • Qué hacer en una crisis: por ejemplo, "si le baja el azúcar, darle jugo y llamar a la mamá".
  • Grupo sanguíneo, Obra social y nº de afiliado, CUS vence el (Certificado Único de Salud) y Tiene CUD (Certificado Único de Discapacidad).
  • Médico o pediatra y teléfono.
  • Quién no puede retirarlo: por ejemplo, por una orden judicial.

La ficha se guarda cifrada y la ven solo el equipo de Niños y el Pastor. Lo importante aparece solo donde hace falta: en el tablero Hoy, al anotar y al entregar. Ver Tablero de salas y Retiro de los chicos.

Importante

Si el CUS está vencido, aparece la etiqueta CUS vencido. Pedile a la familia que lo actualice.

Buscar una familia

Escribí en el buscador el nombre del adulto, su teléfono o el nombre de alguno de los chicos.

La tabla muestra:

  • Responsable y su teléfono.
  • Chicos con su edad.
  • Visitas: cuántas veces vino.
  • Última vez: la fecha del último ingreso.

Editar una familia

  1. Tocá Editar en la fila de la familia.
  2. Cambiá los datos.
  3. Tocá Guardar.

Si quitás a un chico de la lista, deja de aparecer, pero su historial de ingresos se conserva.

Borrar una familia

Solo Líder, Coordinador y Pastor.

  1. Tocá Borrar en la fila de la familia.
  2. Confirmá.
Atención

Se borra la familia con todo su historial y no se puede deshacer. Usalo cuando la familia pide que se borren sus datos. No se puede borrar si tiene chicos anotados hoy que todavía no se entregaron: primero entregalos.

Las etiquetas de fotos

Al lado de cada chico puede aparecer:

  • Sin fotos en redes: la familia no autoriza a mostrar su rostro. Tenelo en cuenta antes de sacar o publicar fotos.
  • Fotos: sin respuesta: la familia todavía no respondió. Pedile que lo complete la próxima vez.

Si la familia autorizó, no aparece ninguna etiqueta.

Los datos en el celular de la familia

Cuando una familia se registra con el QR, sus datos quedan guardados en ese celular. La próxima vez solo marca qué chicos entran. Si cambia de celular o borra los datos del navegador, completa el formulario de nuevo y el sistema crea otra ficha de familia.

Preguntas frecuentes

¿Quién ve los datos de las familias? El equipo de Niños y el Pastor. El formulario de aceptación lo dice así.

Una familia se registró dos veces. ¿Qué hago? Podés seguir usando la que tenga los datos correctos. La otra la puede borrar un Líder o Coordinador, siempre que no tenga chicos sin entregar ese día.