Eventos con inscripción

Retiros, congresos y campamentos con cupo, entrada, pagos, comprobantes, asistencia, invitaciones y exportación.

Para: Coordinador Líder de área Pastor Superadmin

Dónde está: Menú → Eventos → Eventos.

Cada evento tiene un cupo, un valor de entrada y una lista de personas anotadas con su pago. Tiene un panel para el equipo organizador y una página pública para compartir.

#Qué podés hacer según tu rol

El superadmin puede todo. Los miembros y coordinadores de otras áreas no ven esta pestaña.

#La lista de eventos

Cada tarjeta muestra el estilo, si está Confirmado, el nombre, la fecha, el lugar, cuántos lugares están ocupados, la entrada, cuántos pagaron, lo recaudado y, si ya pasó, cuántos asistieron.

#Crear un evento

1. Tocá Nuevo evento.
2. Completá:
   • Nombre.
   • Fecha.
   • Cupo (personas): al menos 1.
   • Lugar.
   • Entrada (ARS): el valor de la entrada.
   • Métodos de pago: vienen Transferencia, Efectivo y Tarjeta. Editalos, quitalos con la papelera o sumá otro con Agregar método.
   • Estilo de las pantallas: Mujeres, Hombres o Neutro. En Neutro elegís los colores (y Volver a los colores iniciales). Si un color no se lee bien, la app avisa.
   • Agregarlo también al calendario general: aparece solo para el Pastor y la administración. Lo agrega como reunión de tipo Evento (al confirmar el evento se agrega igual, aunque no lo hayas marcado).
3. Tocá Crear evento. Se abre el panel del evento.

A los líderes de área les llega el aviso Eventos nuevos.

#El panel del evento

Arriba: nombre, fecha, lugar y entrada. Botones:

• Exportar.
• Confirmar evento / Reenviar invitación.
• Editar evento.
• Eliminar evento (Pastor).
• Página pública: abre la página para compartir.
• Agregar persona (o Cupo completo si no hay lugar).

Pestañas: Inscripciones, Asistencia y Mesas.

En el celular, Exportar, Confirmar evento, Editar evento, Página pública y Eliminar evento están en el menú ⋮ de arriba. El contador de cada pestaña (por ejemplo 12/40) queda como un botón flotante arriba de Salomón: tocalo para ver la barra y el detalle. En Inscripciones también muestra el porcentaje que ya pagó, lo recaudado y lo que falta cobrar.

#Inscripciones

• Cupo: lugares ocupados y lugares libres (o Cupo completo).
• Filtros: Todas, Pagaron, Becadas (si hay), Parcial, Pendientes, y Buscar por nombre.
• Por persona: Estado (Pagó, Pago parcial o Pendiente), Pagado, Fecha de pago, Método, comprobantes y botones para editar y eliminar. Si ya tiene mesa, aparece al lado del contacto.
• A la derecha: porcentaje que ya pagó, Pagaron, Pago parcial, Pendientes, Recaudado, Por cobrar y Últimos pagos.

#Anotar a una persona

1. Tocá Agregar persona.
2. Escribí Nombre y apellido y Teléfono o correo.
3. En Pago:
   • Monto pagado: 0 si todavía no pagó. No puede superar la entrada.
   • Método y Fecha (obligatoria si hay monto).
   • Comprobante (opcional): foto o PDF, hasta 10 MB. Solo si cargaste un monto.
   • Becada (o Becado, Becado/a, según el estilo del evento): tildalo si a la persona no se le cobra. Desaparecen el monto, la fecha y el método, y su entrada cuenta como cubierta en lo recaudado.
4. Tocá Guardar.

El estado se calcula solo: pagó todo, parcial o pendiente.

#Las personas becadas

Una persona becada cuenta como que tiene la entrada paga (en el anillo y en Recaudado), pero se muestra aparte de las que pagaron:

• En la lista dice Becada en vez del estado y no muestra importe, fecha ni método.
• Si hay alguna, aparece el filtro Becadas y la línea Becadas en el resumen de la derecha.
• Al exportar, el resumen tiene la columna Becadas/os.
• Si cambiás el precio de la entrada, la entrada de las becadas se actualiza sola.

#Cargar un pago o un comprobante después

1. Tocá el lápiz (Editar datos y pago) de la persona.
2. Actualizá el monto, la fecha, el método o subí el comprobante.
3. Tocá Guardar.

Para ver los comprobantes, tocá el clip de la persona. Para borrar uno, abrí la persona y tocá la papelera del comprobante.

#Eliminar a una persona

Tocá la papelera de la persona y confirmá con Sí, eliminar. Deja de aparecer en el evento con sus pagos y comprobantes.

#Armar las mesas

1. Entrá a la pestaña Mesas y tocá Agregar mesas.
2. Elegí la Cantidad de mesas, los Lugares por mesa y la Forma (redonda, cuadrada o rectangular). Se numeran solas: Mesa 1, Mesa 2…
3. Arrastrá cada mesa en el plano hasta su lugar en el salón. La posición queda guardada.
4. Para sentar a alguien, arrastrá su nombre desde Sin mesa hasta la mesa. También podés tocar el nombre y después tocar la mesa, o elegir la mesa y usar Sentar a alguien.

Cada silla se pinta según el pago de quien está sentado: Pagó, Parcial, No pagó o Libre. Debajo del plano, una tabla muestra por mesa los Lugares, Ocupados, Pagados, Libres y lo que falta cobrar, con los totales.

Al tocar una mesa ves quién está sentado y su estado de pago. Desde ahí podés sacar a alguien de la mesa, cambiarle el nombre, los lugares o la forma, o eliminarla (sus personas quedan sin mesa). En la compu también podés eliminar la mesa elegida con la tecla Supr (Delete); te pide confirmación antes.

En el celular: primero está Agregar mesas y debajo dos pestañas:

• Plano: tocá una mesa y se abre con un buscador de las personas anotadas; tocá a quien quieras sentar. Cuando la mesa se completa, el buscador desaparece y queda la lista con la cruz para sacar a alguien.
• Lista: todas las personas anotadas, cada una con su selector de mesa. El filtro Sin mesa muestra solo a las que faltan.

#Marcar asistencia el día del evento

1. Entrá a la pestaña Asistencia.
2. Buscá a la persona (por nombre o contacto). Filtros: Todas, Presentes, Faltan.
3. Tocá el botón de la persona para marcarla presente. Queda guardada la hora de llegada.
4. Para desmarcar, tocalo de nuevo.

Arriba ves cuántas vinieron y cuántas faltan. Al lado de cada persona aparece su mesa, para indicarle dónde sentarse.

#Confirmar el evento e invitar

1. Tocá Confirmar evento.
2. En En el calendario, completá los datos de la reunión, como en el calendario. El día es el del evento:
   • Título: viene con el nombre del evento.
   • Tipo: viene en Evento.
   • Categoría: opcional.
   • Desde y Hasta: el horario.
   • Lugar: viene con el lugar del evento.
   • ¿Necesita gente de las áreas?: con Sí, marcá qué áreas sirven; el líder de cada una asigna a su gente.
   • Notas: opcional.
3. En Invitación: enviar a, elegí:
   • Todos los miembros: todas las personas activas de la iglesia (solo el Pastor).
   • Una o varias áreas: los líderes solo pueden elegir las áreas que lideran.
4. La app te dice a cuántas personas les llega (salvo quienes apagaron Invitaciones a eventos en su perfil).
5. Tocá Confirmar y enviar.

Se envía un aviso (campanita y, si está habilitado, email) a nombre de quien confirma, con la fecha, el lugar y la entrada. Si lo confirma el Pastor, la invitación dice Pr antes de su nombre. Además, el evento queda siempre en el calendario general con esos datos. Si después editás el nombre, la fecha o el lugar del evento, el calendario se actualiza y respeta el horario. Al reenviar la invitación, la ventana trae los datos que ya tiene la reunión. Si eliminás el evento, también se borra del calendario.

El superadmin no puede confirmar eventos: lo hace el Pastor de cada iglesia (o los líderes, para sus áreas). Para mandarla de nuevo, tocá Reenviar invitación.

#La página pública

Página pública abre un link que podés compartir. Muestra el nombre, la fecha, el lugar, cuántas personas confirmaron, cuántas pagaron, cuántas faltan pagar, los lugares libres y la lista de personas con el estado de su pago. Los nombres aparecen abreviados ("Mariana T.") y no muestra contactos ni montos. Tiene el botón Ingresar al panel para el equipo organizador.

#Exportar

1. Tocá Exportar (en el panel, un evento; en la lista, todos).
2. 1. Qué datos: Lista completa (mesa, estado, monto, fecha, método, comprobantes y totales) o Solo nombre, mesa y contacto. La Mesa sale siempre, al lado del nombre, para usar la lista en el salón.
3. 2. Elegí el formato: PDF, Excel (.xlsx), CSV (para Google Sheets) o Imprimir.

#Editar o eliminar el evento

• Editar evento: los mismos datos que al crearlo. El cupo no puede quedar menor a las personas ya anotadas.
• Eliminar evento (Pastor): borra el evento con todas sus personas, pagos y comprobantes. No se puede deshacer.

#Preguntas frecuentes

¿La gente se puede anotar sola desde la página pública? No. La página pública es para mostrar el estado. Las personas las anota el equipo organizador.

El botón dice "Cupo completo". No quedan lugares. Para sumar más gente, editá el evento y subí el cupo.